Hjernen min fungerer rett og slett bedre med ruter.

Tydelige overskrifter, fine punkter under hver overskrift med fint symbol foran hvert punkt – og aller helst skrevet med en ok håndskrift. Ja, jeg er «en sånn, en». En som gjerne kan finne på å skrive om forelesningsnotatene fordi jeg selv ikke syntes de så fine nok ut, fordi de rotet til en ellers ryddig og oversiktlig bunke av forelesningsnotater fra det faget det semesteret – eller fordi det ble for mange skrivefeil og utklussinger. Unødvendig bruk av tid vil nok mange hevde, og jeg ser definitivt poenget. For meg har dette likevel vist seg å være livsviktig.

Jeg elsker å lage lister!

Jeg lar meg lett overvelde av oppgaver som tårner seg opp i topplokket. Til tider føler jeg at oppgaver som jeg må, burde, skulle, vil gjerne og har kjempelyst til å få gjort, tyter ut av ørene på meg. Men – om jeg får sortert alle disse må, burde, skulle og ville gjerne oppgavene i punktlister, gjerne med ulike farge for hver overskrift og kanskje noen halvkreative skriblerier tilhørende hver gruppe, så er det akkurat som mengden oppgaver halveres. Minst. Det å få alt ned på papiret, få sortert oppgavene og presentere dem på en oversiktlig måte, det er som en mental øvelse for meg. Jeg jobber meg til et overblikk, tydeliggjør nødvendig prioritering og får vist ovenfor meg selv at jo, her må noe prioriteres bort eller okay, denne dagen er ikke full og kan dermed ta på seg mer av ansvaret for en dag som er alt for full.

Jeg tror rett og slett det er noe i dette med at med god planlegging er halv jobben gjort, og jeg bruker dette til fulle i enhver anledning jeg kan. Greit, av og til er det nok unødvendig bruk av tid, bare fordi jeg elsker å lage slike lister og visualisere hva vi står ovenfor. For tross alt; etter å ha bedt EkteMannen handle melk, brød, klementiner og en liten onsdagsoverraskelse fra butikken, trenger han strengt tatt ikke at jeg lager en handleliste, skrevet på et kaffefilter for det er formatet handlelister skrives på, med overskriften «Handleliste» og punktene melk, brød, klementiner og ‘en liten onsdagsoverraskelse’ i sirlig skrift under overskriften.

Notatblokk, tape og penner lett tilgjengelig.

Men det er altså noe med det å skrive lister og oversikter… Er ukedagene deres hektisk? Strukturer, lag lister, fyll ut kalendere og visualiser. Tenker du at med desember kommer en hektisk periode hvor oppgaver og hygge og stress og hverdagsliv og forberedelser og kos kommer i et enda masete kjør? Strukturer, lag lister, fyll ut kalendere og visualiser. Tenker du at du aldri kommer igang med alle oppgavene i huset – du vet, de du alltid gremmes over, som alltid flyttes på, fordi vi skal bare og må bare og vil bare så mye annet også? Strukturer, lag lister, fyll ut kalendere og visualiser. Og føler du at du blir tatt en bit av fra absolutt alle kanter, og er redd du snart blir spist fullstendig opp? Strukturer, lag lister, fyll ut kalendere og visualiser.

En hektisk verden, hvor enn positiv, hyggelig og meningsfull den er fyllt opp, blir rett og slett mer overkommelig med punktlister.

Jeg jobber selv kontinuerlig med å finne et system som funker. Om det er jobb eller privat, for kun meg selv eller for hele familien, om det er et vedvarende system eller et akutt behov-system (som julehøytiden fort kan være), ser jeg hele tiden etter måter å løse dette på, slik at det blir mest mulig oversiktlig, enkelt å forholde seg til – og absolutt finest og mest motiverende. Jeg er konstant på jakt etter gode tavler, fine og oversiktlige kalendere, gode merkepenner og fargerike post-it-lapper. Ja, jeg bør nok erkjenne at jeg muligens ikke er skrudd sammen på en helt normal måte, men noen av mien absolutte favorittbutikker å gå i, er rett og slett kontorrekvisittabutikkene. For systemfreaks som meg, er det å kunne bruke tid på å kjøpe fine penner, nydelige notatbøker og praktiske og fine kontorrekvisita, som det nok er stas for de aller fleste barn å få handle det de ønsker seg fra verdens største godteributikk.

Godt fornøyd med ny arbeidsplass – og full oversikt!

Nylig gikk jeg kalender- og listebananas i heimen. Jeg tok i bruk en stor, hvit vegg som vi har i en slags mellomgang i vår nederste etasje, og gjorde den rett og slett om til en gigantisk kalender. Kalenderen kunne definitivt vært laget penere, og rettere, og jeg kunne brukt finere tape og gjort meg mye mer flid. Men – jeg fikk det gjort, med de virkemidlene jeg hadde til rådighet der og da – og jeg sier meg mer enn godt nok fornøyd med det! Uansett er det fantastisk enkelt å gjøre om på denne kalenderen, om jeg skulle ønske det etterhvert (behov forandrer seg og får stadig behov for nye metoder å visualisere livet mitt).

Det finnes fine wallstickers man kan kjøpe for å lage seg en tilsvarende kalender, som naturligvis ville sett mye finere ut, men det som var viktigst for meg, var at denne kalenderen utnyttet all tilgjengelig plass på denne veggen, slik at jeg fikk plass til mest mulig informasjon på en mest mulig oversiktlig måte. Denne kalenderen har jeg rett og slett laget av sort pyntebånd (slik man har rundt gavepakker), og festet båndet til veggen med ulik papirtape. Jeg har klippet ut sorte firkanter som jeg har skrevet datoer på, og disse kan jeg bruke 5 minutter på å flytte på når det er tid for at desember skal klargjøres for. Inni hver rute har jeg post-it-lapper som jeg har skrevet konkrete gjøremål, møter, kurs m.m. på, med klokkeslett, og jeg har plassert lappene i ruten basert på når de er på døgnet. Midt i ruten indikerer at det tar hele dagen, øverst til venstre betyr om morgenen, nederst til høyre betyr sent på ettermiddagen, osv.

Målet med kalenderen, er at vi med et raskt blikk skal få oversikt over hvordan kommende dag, uke og måned ser ut med hensyn på gjøremål og avtaler. Plasseringen av kalenderen er altså i vår nederste etasje, der våre soverom er og der hvor mitt kontor er. Jeg ønsker ikke å ha en så dominerende kalender et sted som var veldig synlig fra stue, kjøkken eller tv-stue, eller som var noe av det første våre gjester fikk øye på. Men det var viktig at den heller ikke var bortgjemt slik at vi måtte aktivt gå inn for å se på den. Nå er denne kalenderen veldig ny og erfaringene derfor få, men jeg gleder meg til å se resultatene i bedret oversikt og fokus for meg og min kjære.

I tillegg til denne kalenderen laget jeg en oversikt over alle VUs aktive kunder innenfor drift / rådgivning og kurs / foredrag, og noterte meg de viktigste oppgavene og ansvarsområdene vi har for hver av disse kundene i november. Etterhvert som selskapet vokser, vi er flere involverte på de ulike kundene (vi har knyttet til oss en freelancer foreløpig, men flere kommer nok etterhvert), tvinger det seg frem en mulighet til å ha en overordnet oversikt til enhver tid. Har vi levert som vi skal til hver kunde? Har vi tatt på oss for mye eller for lite denne perioden? Slik vi har bygget opp dette selskapet, kan vi ikke ha for mange kunder uten at det går på bekostning av leveransen til eksisternede kunder, og det er en hårfin balansegang som vi må følge nøye med på.

Jeg laget også en oversikt over konkrete oppgaver vi skal gjennomføre i november og mailer som skal svares på (forespørsler m.m.) – slik at vi til enhver tid kan få en grei oversikt over ting å ta tak i. Det er rett og slett noe særdeles tilfredstillende med det å kunne stryke av ting på en liste!

Til begge disse oversiktene brukte jeg rett og slett store, sorte ark (kartong), som jeg raskt og enkelt kan lage mine overskrifter og fylle inn punkter på. Disse kan enkelt la seg oppdatere gjennom måneden, uten at jeg må lage ny oversikt fra bunnen av.

Klikk på bildet for å kunne bla i min favorittnettbutikk Hviit.no
sitt nye, fantastisk inspirerende julemagasin; Hviit Jul

(…og som du da vil se; en forkortet del av dette blogginnlegget er med i magasinet!)

Det siste jeg har laget, er en oversikt over familiens gjøremål frem mot julen (se øverste bildet i dette innlegget). Jeg liker å spre forberedelsene over forholdsvis lang tid, slik at jeg har en sjans til å nyte forberedelsene og forhåpentligvis ikke oppleve koselige ting som baking, julegavehandling og pynting som stress. Det har fungert fint tidligere år og jeg satser på at det fungerer fint i år også.

Ved å lage en liste og visualisere hvilke ting jeg har lyst til å få gjennomført før jul, kan jeg ta tak i et punkt her og et punkt der – og brått er jeg igang! Julekort, juleverksted og julebakst – alt får sine punkter og tilfredstillelsen av å kunne stryke noe ut og være igang, er fantastisk! Bakingen er det forresten mange som undrer seg over, for hvorfor orke å bake mange slag julekaker, når det finnes så mye godt å få kjøpt? Men der er jeg virkelig steil. Jeg hadde en fantastisk bestemor jeg så veldig opp til, og jeg har en vidunderlig tante som inspirerer meg veldig. Felles for begge disse, er at de virkelig var glad i / er glad i kosen det ligger i bakst og andre juleforberedelser, med fokus på å gjøre det man kan her og der, for å skape en hyggelig jul for sine nære og kjære. Og det elsker jeg; julen er en tid for kos og hygge med våre nære og kjære, men ved hjelp av mine punkter og lister, sprer jeg den koselige julehyggen gjennom hele desember – og er godt fornøyd med det!

Med punkter og fine overskrifter mener jeg at vi kan bytte ut julestresset med masse julekos!

Har du noen gode struktur- og organiseringstips?
Del i kommentarfeltet davel!